Gestionnaire administratif et financier

L’institut de physique du globe de Paris

Institut de recherche en géosciences de renommée mondiale fondé en 1921, associé au CNRS, établissement-composante d’Université Paris Cité et regroupant plus de 500 personnes, l’IPGP couvre toutes les disciplines des sciences de la terre et des planètes via l’observation, l’expérimentation et la modélisation, à toutes les échelles de temps et d’espace.

Les thématiques de recherche sont structurées à travers 4 grands thèmes fédérateurs : Intérieurs de la Terre et des planètes, Risques naturels, Système Terre, Origines.

L’IPGP a aussi la charge de services labellisés en volcanologie, sismologie, magnétisme, gravimétrie et érosion. Notamment, les observatoires permanents de l’IPGP surveillent les 4 volcans actifs français d’outre-mer en Guadeloupe, en Martinique, à la Réunion et à Mayotte (REVOSIMA).

L’IPGP héberge des moyens de calcul puissants et des installations expérimentales et analytiques de dernière génération et bénéficie d’un soutien technique de premier plan.

Le département de la formation et des études doctorales de l’IPGP offre à ses étudiants des formations en géosciences qui associent observation, analyse quantitative et modélisation et qui reflète la qualité, la richesse et la diversité thématique des recherches menées par les équipes de l’IPGP.

L’équipe et/ou le service

L’Observatoire Volcanologique du Piton de la Fournaise (OVPF-IPGP), situé à la Plaine des Cafres (La Réunion), assure la surveillance opérationnelle, scientifique et technique du Piton de la Fournaise, l’un des volcans les plus actifs au monde, et assure également la surveillance opérationnelle du volcan sous-marin Fani Maoré et de la zone volcanique active de Mayotte dans le cadre du Réseau de surveillance volcanologique et sismologique de Mayotte (REVOSIMA).

L’équipe de l’OVPF-IPGP est composée de chercheurs, d’ingénieurs, d’assistants ingénieur et d’un gestionnaire.

Missions

Le gestionnaire administratif devra réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures et assurer les fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique de l’observatoire volcanologique du Piton de la Fournaise (incluant les actions OVPF-IPGP au sein du REVOSIMA – Réseau de surveillance volcanologique et sismologique de Mayotte). Il travaillera en collaboration avec les services centraux de l’Institut de physique du globe de Paris.

Ses missions principales seront la gestion financière, budgétaire et comptable, l’accueil des personnes extérieurs (missionnaires, stagiaires, etc…).

Activités

Activités de l’emploi type :

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière, budgétaire et comptable de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes l’information administratif, financier
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques

Activités spécifiques au poste :

• Tâches administratives courantes

– Réception, distribution, traitement, archivage des courriers et fax arrivés

– Rédaction de courriers administratifs

– Organisation du comité de liaison annuel

– Gestion du parc téléphone mobile (renouvellement de mobile, négociation des tarifs, remise en service des lignes coupées pour impayées)

• Gestion financière

– Utilisation d’un progiciel de type SAP (comptabilité analytique) pour :

• Élaborer des bons de commandes
• Procéder aux opérations d’engagement, liquidation, mandatement
• Suivre les crédits par type de dépenses ou d’opérations, ou par structure
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

– Contacter les fournisseurs pour le suivi des commandes (demande de devis, fiche fournisseur, suivi de la livraison et de la facturation)

– Préparer les demandes de budget de l’observatoire en lien avec le gestionnaire référent des observatoires volcanologiques et les directions scientifiques et techniques de l’observatoire

• Accueil (stagiaires, missionnaires)

– Traitement des demandes de stages, missions

– Montage de dossier de stage

– Accueil et accompagnement des stagiaires et missionnaires (conseil logement, déplacement)

– Gestion des missions « arrivées et départs » (réservation vols, hôtel, voiture)

• Relations publiques

– Standard téléphonique en période d’éruption : Information du publique et redistribution des appels médiatiques vers le personnel scientifique

– Contact avec les fournisseurs, partenaires locaux, nationaux et internationaux

– Suivi des conventions avec les partenaires locaux et nationaux

• Travail d’observatoire

– Possibilité d’accompagner les équipes sur le terrain en soutien à l’équipe

– Possibilité de participer aux astreintes

Compétences attendues

Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (Sifac et Geslab)
• Mettre en œuvre une démarche qualité

Compétences comportementales :

• Sens de l’organisation
• Rigueur / Fiabilité

Compétences spécifiques au poste

• Connaissance générale des règles et des techniques de la comptabilité
• Notions de base de la comptabilité publique et des procédures des marchés publiques
• Notions de base sur les circuits de décision en matière financière et comptable
• Sens du relationnel, pour la communication avec les usagers, les responsables de budgets, avec les autres services de l’établissement et avec des structures externes
• Savoir appliquer les procédures spécifiques dans les domaines suivants : budget, recettes, dépenses, contrats, inventaires
• Savoir utiliser les fonctionnalités d’un tableur
• Techniques de communications
• Savoir travailler dans un contexte occasionnel d’urgence opérationnelle et de pression médiatique

Contraintes et risques

• Horaires : 08h00-17h00.
• Déplacement : l’agent pourra être amené à faire des déplacements pour rencontrer les fournisseurs ou partenaires de l’observatoire

Formation et expérience nécessaires

• Baccalauréat
• Domaine de formation souhaitée : secrétariat, gestion administrative
• Expérience professionnelle de 2-6 ans

Modalité de candidature

• CV et lettre de motivation
• Date limite de candidature : 15/07/2026
• Contacts : Aline Peltier (), Zacharie Duputel ()