Stages : les procédures à suivre
Vous trouverez ci-dessous les différentes procédures et documents à remplir et transmettre, selon votre situation, pour vos stages en laboratoires et en entreprises.
1) Vous avez trouvé un stage
Lisez attentivement la procédure qui correspond à votre situation (voir ci-dessous).
Les points 2 à 4 de cette page donnent les documents à compléter et des indications complémentaires selon la procédure.
Avant de vous engager dans la procédure administrative, merci d’attendre les réunions sur les stages. Un message vous sera envoyé quand elles seront fixées.
• Procédure administrative 1_24-25 (VF_oct. 24)
• Administrative procedure 1_24-25 (EV_oct. 24)
Se reporter aux point 2) et 3) de cette page pour avoir des informations sur la convention de stage, les documents à compléter et les pièces à fournir.
Attention :
- si vous n’êtes pas en M2, et si votre stage doit être gratifié (>308h), il faut, avant toute chose, demander à votre encadrant de stage à l’IPGP d’envoyer un message à pour indiquer précisément la ligne de crédit qui servira à vous gratifier. Sans ce message, aucune convention de stage ne sera traitée.
- si vous êtes en M2, votre stage est gratifiée sur les crédits IPGP de formation uniquement sur les dates universitaires des stages (Calendrier des stages à l’IPGP). Si votre stage devait être au-delà de ces dates, la gratification sera prise en charge par votre encadrant à l’IPGP. Demander à votre encadrant de stage d’envoyer un message à pour indiquer précisément la ligne de crédit qui servira à vous gratifier. Sans ce message, aucune convention de stage ne sera traitée.
Avant de vous engager dans la procédure administrative, merci d’attendre les réunions sur les stages
▪ Procédure administrative 2_24-25 (VF_oct. 24)
▪ Administrative procedure 2_24-25 (EV_oct. 24)
Se reporter aux point 2) et 3) de cette page pour avoir des informations sur la convention de stage, les documents à compléter et les pièces à fournir.
Attention : si votre stage doit être gratifié (>308h), il faut, avant toute chose, demander à votre encadrant de stage à l’IPGP d’envoyer un message à pour indiquer précisément la ligne de crédit qui servira à vous gratifier. Sans ce message, aucune convention de stage ne sera traitée.
▪ Procédure administrative 3_24-25 (VF_oct. 24)
▪ Administrative Procedure 3_24-25 (EV_oct. 24)
Se reporter aux point 2) et 3) de cette page pour avoir des informations sur la convention de stage, les documents à compléter et les pièces à fournir.
Attention : si votre stage doit être gratifié (>308h), il faut, avant toute chose, demander à votre encadrant de stage à l’IPGP d’envoyer un message à pour indiquer précisément la ligne de crédit qui servira à vous gratifier. Sans ce message, aucune convention de stage ne sera traitée.
▪ Procédure administrative 4_24-25 (VF_oct. 24)
▪ Administrative Procedure 4_24-25 (EV_oct. 24)
Se reporter aux point 2) et 3) de cette page pour avoir des informations sur la convention de stage, les documents à compléter et les pièces à fournir.
2) La convention de stage
- Vous devez compléter une fiche de position avant la convention.
- Pour calcul de jours ouvrés entre 2 dates : Outil de calcul du nombre de jours ouvrés entre 2 dates
- Pour nombre de jours ouvrés d’interruption dû à un stage de terrain : rubrique Stages de terrain 24-25
- Vous devez compléter une convention de stage UP Cité sur application Esup-Stage à compter du 6 janvier 2025. Si vous avez saisi votre convention avant le 6 janvier sur l’application PStage, continuez à utiliser cette application qui reste ouverte pour toutes modifications ou avenants.
- Informations si l’organisme d’accueil est l’IPGP.
- Si organisme d’accueil N’est PAS l’IPGP, demandez à votre tuteur de stage de vous préciser les informations demandées pour l’organisme d’accueil dont le représentant indiqué sera le seul à pouvoir signer la convention.
- Guide d’accompagnement pour compléter la convention de stage sur Esup-stage
- Simulateur de calcul de la gratification
- Au 1er janvier 2025, le montant de la gratification est de 4,35€/h.
Si votre stage doit être prolongé, arrêté, modifié, vous devez obligatoirement compléter un avenant à la convention de stage.
Étudiants inscrits à Université Paris Cité : complétez un avenant à votre convention de stage
Étudiants non-inscrits à Université Paris Cité : complétez un avenant de votre établissement d’inscription.
- Vous devez compléter une convention de stage UP Cité
- Vous avez la possibilité de choisir entre deux modèles de convention de stage : en Français ou en Anglais. Ce choix se fait quand vous arrivez à l’étape « contenu du stage » (voir Guide étudiant PStage ci-dessous).
- Informations sur l’organisme d’accueil IPGP.
- Guide d’accompagnement pour compléter la convention de stage sur PStage
- Outil de calcul du nombre de jours ouvrés entre 2 dates
- Simulateur de calcul de la gratification
- Pour précision, A compter du 1er janvier 2024, le montant de la gratification passe de 4,05€/h à 4,35€/h
Vous devez compléter une convention de stage de votre établissement d’enseignement.
- Informations sur l’organisme d’accueil IPGP.
- Guide d’accompagnement pour compléter la convention de stage sur PStage
- Outil de calcul du nombre de jours ouvrés entre 2 dates
- Simulateur de calcul de la gratification
- Pour précision, à compter du 1er janvier 2024, le montant de la gratification passe de 4,05€/h à 4,35€/h
3) La gratification de stage
Concerne la procédure 1. Peut concerner les procédures 3 et 4 (se reporter aux rubriques des procédures)
Votre stage sera gratifié sur des crédits IPGP
Quel que soit votre établissement d’inscription, vous devez compléter tous les formulaires ci-dessous et fournir les pièces demandées
Au 1er janvier 2025, le montant de la gratification est de 4,35€/h
- demande_gratification.pdf – demande_gratification.docx
- La demande de gratification est obligatoire si vous effectuez un stage gratifié (>308h) au laboratoire IPGP sur crédits IPGP pour percevoir votre gratification et/ou le remboursement partiel de vos frais de transports
- frais_transport.pdf – frais_transport.docx
- La demande de remboursement partiel des frais de transport est à compléter si vous avez des frais de transport pour rejoindre votre lieu de stage à l’IPGP. Que votre stage soit gratifié (>308h) ou non gratifié (< 308h), vous pouvez bénéficier d’un remboursement à hauteur de 50% des frais de transports pour chaque jour ouvré de stage.
- fiche_missionnaire_sifac.pdf – fiche_missionnaire_sifac.docx
- Cette fiche est obligatoire si vous effectuez un stage gratifié (>308h) au laboratoire IPGP sur crédits IPGP pour créer votre identité comptable et recevoir vos gratifications et/ou remboursements partiels de transport.
- demande_badge_stagiaire.pdf – demande_badge_stagiaire.docx
- La demande de badge d’accès au laboratoire IPGP se fait auprès de l’accueil de l’IPGP sur présentation du formulaire ci-dessous complété et signé par le tuteur de stage.
L’ensemble des formulaires et pièces, en respectant le format des fichiers indiqué dans la procédure de laquelle vous relevez, est à déposer ICI
- Attestation mensuelle de présence_DFED_2024-25.pdf – Attestation mensuelle de présence_DFED_2024-25.docx
- Attestation pour gratification de stage sur crédits IPGP-formation-DFED (procédure 1 pour M2 STPE et M1 STPE dans les Observatoires)
- Attestation mensuelle de présence_équipe_2024-25.pdf – Attestation mensuelle de présence_équipe_2024-25.docx
- Attestation pour gratification de stage sur crédits IPGP-équipe (procédure 3 et 4 et procédure 1 pour M1 avec stage > 308h hors Observatoires).
L’attestation mensuelle de présence est demander par le Bureau des stages chaque mois à votre tuteur de stage qui doit la compléter et la déposer ICI
Peut concerner les procédures 3 et 4 (se reporter aux rubriques des procédures). Ne peut pas concerner la procédure 1.
Votre stage sera gratifié sur des crédits CNRS (après confirmation de votre encadrant à l’IPGP et avant établissement de la convention). Le bureau de stages de l’IPGP gère intégralement cette procédure avec le CNRS. Nous restons votre seul contact dans ce cas aussi.
- Votre convention de stage devra être établie impérativement 1 mois avant le début du stage avec le CNRS comme organisme d’accueil, non l’IPGP. Il sera indiqué sur la convention que le stage aura lieu à l’IPGP avec le nom de l’équipe et son adresse. Elle devra être signée par toutes les parties avant signature finale du CNRS dont nous nous chargeons. Voir Aide à la convention de stage avec le CNRS.
- Vous devrez compléter, en plus de la convention, la fiche d’accueil du CNRS et nous la retourner avec l’ensemble des pièces demandées pour signature du directeur de l’IPGP par nos soins. Consulter le guide pour rédiger
L’ensemble des pièces est à envoyer au Bureau des stages